Gerçek Kişilerde Adres Teyidi Nasıl Yapılır?

Müşterinin kimlik bilgilerinin doğru ve güncel olması, suç gelirlerinin aklanmasının ve terörün finansmanının önlenmesine yönelik yükümlülüklerin temel unsurlarından biridir. Bu kapsamda adres teyidi, yalnızca müşteri dosyasındaki bilgilerin tamamlanmasına yönelik bir işlem değil, müşteriyle kurulan iş ilişkisinin sağlıklı biçimde yürütülmesi ve gerektiğinde müşteriye ulaşılabilmesi açısından da önem taşır.

5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun kapsamında getirilen yükümlülüklerin uygulanmasına ilişkin esaslar, Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün Finansmanının Önlenmesine Dair Tedbirler Hakkında Yönetmelik’te düzenlenmiştir. Yönetmeliğin 6’ncı maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca, gerçek kişilerle sürekli iş ilişkisi kurulurken beyan edilen adresin doğruluğunun teyit edilmesi gerekir.

Adres teyidinde hangi belge ve yöntemler kullanılabilir?

Gerçek kişilerin beyan ettikleri adresin doğruluğu, mevzuatta öngörülen belge ve yöntemlerden biri kullanılarak teyit edilebilir. Bu kapsamda başlıca seçenekler şunlardır:

Yerleşim yeri belgesi: İkametgâh belgesi olarak da bilinen yerleşim yeri belgesi, adres teyidinde kullanılabilir.
Abonelik faturaları: Müşteri adına düzenlenmiş elektrik, su, doğal gaz veya telefon gibi abonelik gerektiren hizmetlere ilişkin, işlem tarihinden önceki son üç ay içinde düzenlenmiş faturalar kabul edilebilir.
Kamu kurumları tarafından verilen belgeler: Beyan edilen adresin ilgili kamu kurumu tarafından doğrulanmasına imkân veren belgeler bu kapsamda değerlendirilebilir.
e-Devlet ve ilgili veri tabanları: Mevzuat çerçevesinde e-Devlet veri tabanlarından yararlanılarak adres teyidi yapılabilir.
Elektronik faturalar: İlgili kuruma ait olduğu yükümlü tarafından doğrulanabilen e-faturalar kullanılabilir.
Adres bilgisi içeren kayıtlar: Son üç aya ait bilgileri içermek kaydıyla, ilgili kamu kurumu niteliğindeki kuruluşların veya telefon aboneliği hizmeti sunan şirketlerin tuttuğu adres kayıtlarından yararlanılabilir.
Üçüncü kişi adına düzenlenen faturalar: Fatura sahibi ile müşteri arasındaki bağı gösteren evlilik cüzdanı gibi güvenilir bir belge sunulması şartıyla, üçüncü kişi adına düzenlenmiş son üç aya ait abonelik faturaları kullanılabilir.
Aile yanında veya yurtta kalan kişiler için belgeler: Ailesiyle yaşayan reşit çocuklarda anne veya baba adına düzenlenmiş uygun faturalardan; yurtta kalan reşit çocuklarda ise okuldan veya yurttan alınan adresi belirten yazıdan yararlanılabilir.
Posta ve teslimat belgeleri: Tebligatın müşteriye teslim edildiğini veya gönderinin beyan edilen adreste bizzat müşteri tarafından teslim alındığını gösteren belgeler kullanılabilir.
Müşteri ziyareti tutanakları: Yükümlü personelinin müşterinin beyan ettiği adresi ziyaret etmesi üzerine taraflarca imzalanan belge adres teyidinde kullanılabilir.

Burada dikkat edilmesi gereken husus, herhangi bir belgenin yalnızca adres bilgisi içermesinin yeterli olmadığıdır. Belgenin, müşteri ile beyan edilen adres arasındaki bağlantıyı doğrulamaya elverişli olması gerekir. Örneğin, müşterinin beyan ettiği adresi doğrulama niteliği taşımayan bir kredi kartı ekstresi, adres teyidinde geçerli belge olarak kabul edilmemektedir.

Belgenin aslı gerekli midir?

Gerçek kişilerin adres teyidinde kullanılan belgelerin asıllarının veya noter onaylı suretlerinin alınması zorunlu değildir. Okunabilir fotokopiler ya da elektronik görüntüler de kullanılabilir. Belgelerin müşteri tarafından mutlaka elden teslim edilmesi gerekmez; posta, faks, e-posta veya başka bir kişi aracılığıyla iletilmeleri de mümkündür.

Bununla birlikte, adres teyidinin yapıldığının gerektiğinde ortaya konulabilmesi önemlidir. Tedbirler Yönetmeliği’nin 6’ncı maddesinin üçüncü fıkrası, teyide esas belgelerin okunabilir fotokopisinin veya elektronik görüntüsünün alınmasını ya da belgeye ait ayırt edici bilgilerin kaydedilmesini öngörmektedir. Dolayısıyla yükümlüler, kullandıkları yönteme uygun şekilde teyit sürecini belgelendirmelidir.

Birden fazla adres beyan edilirse ne yapılmalıdır?

Müşterinin birden fazla adresi bulunması veya birden fazla adres beyan etmesi durumunda, bu adreslerden birinin teyit edilmesi yeterlidir. Teyide konu adres, müşterinin beyan ettiği adres olmalıdır; bu adres ikametgâh adresi olabileceği gibi işyeri adresi de olabilir.

Buradaki temel ölçüt, müşteriye ulaşılmasını sağlayacak güncel adres bilgisinin temin edilmesidir. Bu nedenle adres teyidi, yalnızca bir belgeyi dosyaya eklemek şeklinde değerlendirilmemeli; müşteri bilgilerinin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamaya yönelik bir kontrol olarak ele alınmalıdır.

Adres değişikliğinde teyit yeniden yapılmalı mı?

Evet. Daha önce alınmış ve doğruluğu teyit edilmiş adres bilgilerinin güncellenmesi sırasında bir değişiklik tespit edilirse, yeni adres bilgisinin de teyit edilmesi gerekir.

Tedbirler Yönetmeliği’nin 19’uncu maddesinde düzenlenen müşteri bilgilerinin güncel tutulması yükümlülüğü de bu açıdan önemlidir. Yükümlü, sürekli iş ilişkisi kapsamında müşterisine ait adres bilgisinin değiştiğini öğrenirse kayıtlarını güncellemeli ve yeni adresin doğruluğunu teyit etmelidir. Adresin değiştiği, müşteri tarafından bildirilebileceği gibi yükümlünün başka yollarla edindiği bilgiler üzerinden de anlaşılabilir.

Sonuç olarak…

Gerçek kişilerde adres teyidi, MASAK mevzuatı kapsamında sürekli iş ilişkisinin kurulması sırasında yerine getirilmesi gereken kimlik tespiti sürecinin bir parçasıdır. Yerleşim yeri belgesi, güncel abonelik faturaları, kamu kurumlarınca verilen belgeler ve mevzuatın izin verdiği elektronik yöntemler bu amaçla kullanılabilir.

Uygulamada dikkat edilmesi gereken üç temel nokta vardır: Beyan edilen adresin doğrulanabilir olması, teyit işleminin belgelendirilmesi ve müşteri bilgilerinin güncel tutulması. Adres değişikliği öğrenildiğinde yeni adresin teyit edilmesi de bu sürecin ayrılmaz bir parçasıdır.